Actualmente nos regimos en una sociedad que realiza intercambios de bienes en especia o dinero para satisfacer una necesidad. Dicha actividad la realizamos todos los días, sin embargo, varios comerciantes continúan operando en la informalidad, Siguen sin declarar sus ingresos y sin pagar impuestos.

Se entiende que son comerciantes aquellas personas físicas o jurídicas (empresas) que en territorio nacional realicen el intercambio de bienes y servicios entre varias partes a cambio de bienes y servicios diferentes de igual valor, o a cambio de dinero.

¿QUIÉNES SE CONSIDERAN COMERCIANTES?

El artículo 3° del Código de Comercio enuncia a quienes se entenderán en calidad de comerciantes:

1. Las personas que teniendo capacidad legal para ejercer el comercio (el comercio es el intercambio de bienes y servicios entre varias partes a cambio de bienes y servicios diferentes de igual valor, o a cambio de dinero.), hacen de él su ocupación ordinaria.
2. Las sociedades constituidas con arreglo a las leyes mercantiles;
3. Las sociedades extranjeras o las agencias y sucursales de éstas, que dentro del territorio nacional ejerzan actos de comercio 

Cuando las personas que accidentalmente, con o sin establecimiento fijo, hagan alguna operación de comercio, aunque no son en derecho comerciantes, quedan sujetas por las leyes mercantiles. Por tanto, los labradores y fabricantes, y en general todos los que tienen planteados un almacén o tienda en alguna población para el expendio de los frutos de su finca, o de los productos ya elaborados de su industria, o trabajo, sin hacerles alteración al expenderlos, serán considerados comerciantes en cuanto concierne a sus almacenes o tiendas.

OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES

Continuando con esto el artículo 16 del Código de Comercio manifiesta las obligaciones comunes a todos aquellos que profesan o desempeñan el comercio.

1. A la inscripción en el Registro público de comercio, de los documentos cuyo tenor y autenticidad deben hacerse notorios;

2. A mantener un sistema de Contabilidad debiendo tener los siguientes requisitos mínimos: 

• Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
• Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa;
• Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio;
• Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales;
• Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.

3. A la conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante.

El simple hecho de profesar el comercio y que este sea de forma habitual nos sujeta a mantener sistemas de contabilidad. Comúnmente se creía que la contabilidad se mantenía en resguardo hasta por 5 años, sin embargo el artículo 38 del Código de Comercio  nos menciona que el comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios, se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga, y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años.

Al final del camino el comerciante está obligado a llevar contabilidad, pero…

¿QUÉ SE ENTIENDE POR CONTABILIDAD?

El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación  enuncia que para efectos fiscales la Contabilidad se integrara por lo siguiente:

• Libros.
• Sistemas o registros contables.
• Papeles de trabajo.
• Estados de cuenta.
• Cuentas especiales.
• Libros y registros sociales.
• Control de inventarios y método de valuación.
• Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
• Los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
• Documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
• Toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales que acredite sus ingresos y deducciones. 

Así mismo se deben cumplir con los requisitos que establezca el artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación:

1. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos;
2. Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte;
3. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos;
4. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente;
5. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente;
6. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;
7. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior;
8. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y
9. Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables.

Ordinariamente se realizan los registros o asientos contables de todas las operaciones que afecten económicamente a la entidad, y dichos registros deberán:

1. Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad;
2. Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrán llevarse libros diarios y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente;
3. Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate;
4. Permitir la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso, así como la fecha de inicio de su deducción;
5. Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas;
6. Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados;
7. Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación;
8. Identificar las contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales; 
9. Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios; 
10. Identificar los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción;
11. Plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional. Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad estén en idioma distinto al español, o los valores se consignen en moneda extranjera, deberán acompañarse de la traducción correspondiente y señalar el tipo de cambio utilizado por cada operación;
12. Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquéllos que se localicen en el extranjero; 
13. Señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda. Tratándose de operaciones a crédito, a plazos o en parcialidades, por cada pago o abono que se reciba o se realice, incluyendo el anticipo o enganche según corresponda. Además de lo señalado en el párrafo anterior, deberán registrar el monto del pago, precisando si se efectúa en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para abono en cuenta, tarjeta de débito, crédito o de servicios, monedero electrónico o por cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, deberá indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestación y su valor;
14. Permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente y conciliarse contra las operaciones realizadas y su documentación soporte, como son los estados de cuenta emitidos por las entidades financieras;
15. Los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se llevará el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos. El control de inventarios deberá identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o detallista según corresponda;
16. Los registros relativos a la opción de diferimiento de la causación de contribuciones conforme a las disposiciones fiscales, en el caso que se celebren contratos de arrendamiento financiero. Dichos registros deberán permitir identificar la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio fiscal, inclusive mediante cuentas de orden;
17. El control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta, el cual deberá permitir identificar a los donantes, los bienes recibidos, los bienes entregados a sus beneficiarios, las cuotas de recuperación que obtengan por los bienes recibidos en donación y el registro de la destrucción o donación de las mercancías o bienes en el ejercicio en el que se efectúen.
18. Contener el impuesto al valor agregado que le haya sido trasladado al contribuyente y el que haya pagado en la importación, correspondiente a la parte de sus gastos e inversiones, conforme a los supuestos siguientes:

• La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que deban pagar el impuesto;
• La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen exclusivamente para realizar sus actividades por las que no deban pagar el impuesto, y
• La adquisición de bienes, de servicios y el uso o goce temporal de bienes, que se utilicen indistintamente para realizar tanto actividades por las que se deba pagar el impuesto, como aquéllas por las que no se está obligado al pago del mismo.

Cuando el destino de los bienes o servicios varíe y se deba efectuar el ajuste del acreditamiento previsto en el artículo 5o.-A de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, se deberá registrar su efecto en la contabilidad.

También será necesario contar con la documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Así como ingresarlo de forma mensual su información contable a través de la página del Servicio de Administración Tributaria.

De acuerdo a las disposiciones de carácter general que emite el SAT (Resolución Miscelánea Fiscal) nos menciona que para los efectos de la regla 2.8.1.6 se entenderá que la información contable será aquella que se produce de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la reparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad “United States Generally Accepted Accounting Principles” (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente. El marco contable aplicable deberá ser emitido por el organismo profesional competente en esta materia y encontrarse vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligación de llevar la contabilidad.

Como conclusión la Contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad (transacciones, transformaciones internas y otros eventos) y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Tomando en cuenta que todo aquel que de forma habitual se dedique al comercio está obligado mantener un sistema de contabilidad cumpliendo con sus requisitos mínimos y resguardarlo hasta por 10 años.